Na série de artigos sobre os ganhos de produtividade que alcancei com o Getting Things Done(GTD) eu comentei que gostaria de escrever um pouco sobre o aplicativo que estou usando para gerenciar todo o meu inventário de tarefas, projetos e afins, o Remember The Milk.

Num post do Ronaldo, no Superfície Reflexiva, ele andou pedindo sugestões de aplicativos para trabalhar com o GTD. Então, unindo o útil ao agradável, vou tentar explicar um pouco sobre a maneira como utilizo esse aplicativo para manter a mente clara como a água.

Flexibilidade

O mais importante durante o processo de escolha do seu aplicativo é tomar muito cuidado para que o sistema que gerencia todo o seu inventário não se torne mais importante do que a idéia de tornar-se realmente produtivo. Tenha isso em mente e o sucesso da implementação do seu sistema estará garantido.

A vaquinha mostrou ser a melhor opção para o GTD, em minha opinião, principalmente por conta de sua incrível flexibilidade para criar listas. Na metodologia Getting Things Done tudo são listas: temos listas de contextos, lista de projetos, listas de referências, listas de tarefas com datas específicas(calendário!) e por aí vamos.

Coletando

O Remember The Milk já começa bem simplesmente por possuir uma Caixa de Entrada padrão onde podemos jogar rapidamente todos os insumos coletados para depois organizar e processar tudo. Algo legal é que é possível incluir tarefas na sua Caixa de Entrada simplesmente enviando um e-mail para o endereço indicado quando você criar sua conta.

Visão geral

O link visão geral fornecido pelo Remember The Milk funciona como uma espécie de visão panorâmica de como andam suas tarefas. Três abas: “Hoje”, “Amanhã” e “Vencidos”. Com muita freqüência consultar a visão geral será o suficiente para que você se localize no tempo e no espaço e comece a produzir.

Criando convenções pessoais para estruturar listas

Para os tipos de listas diferentes que o GTD sugere eu costumo fazer uso de algumas convenções. Algumas delas foram aprendidas “por aí” e outras criadas por mim mesmo para facilitar a minha vida e identificar os tipos de listas distintos.

Para identificar contextos distintos eu utilizo uma notação com um “@” antes do contexto. Algumas listas de contextos que possuo são: “@Blog”, “@Casa”, “@PC”, “@Rua”, “@Telefone”, “@SX Brasil”, entre outros.

Para os projetos em andamento utilizo a notação “proj.” antes do nome do projeto. Alguns exemplos de projetos atuais: “proj.jQuery” e “proj.Decomposed God”.

Listas de referência possuem um “ref.” antes do tipo de referência que guardo ali. Exemplos: “ref.Geral”, “ref.Livros”, “ref.Filmes”. Utilizo diversas listas de referência como repositórios que irão me lembrar os livros, filmes e qualquer outra coisa que eu precise ler, assistir, ouvir, etc.

Algumas pessoas talvez quisessem colocar itens desse tipo em sua lista “Algum Dia/Talvez” ou em listas de próximas ações, mas essa foi uma maneira que encontrei de manter cada coisa em seu lugar e de visitá-las mais facilmente quando eu, por exemplo, estiver indo dar um pulo numa livraria ou numa locadora.

Procuro aproveitar ao máximo a flexibilidade da vaquinha para criar listas. Testei vários outros aplicativos, mas alguns deles já tinham listas pré definidas e não me permitiam criar outras.

Terminei não utlizando nenhum desses aplicativos pois não consigo enxergar o GTD como uma metodologia rígida e fechada. Acredito que cada pessoa deve implementá-la da forma como achar mais conveniente. O importante mesmo é manter a mente clara como a água, sempre!

Calendário

Na lista “#Agenda” adiciono tarefas com datas específicas. Uma grande sacada da vaquinha é que para tarefas com datas específicas ela irá notificar você um dia antes e no dia em que uma ação estiver vencendo.

A notificação pode acontecer via e-mail, diversos instant messengers e mobile, via SMS. É só você dizer o horário em que quer ser notificado todos os dias sobre o que tem a fazer. Me serve muito bem!

Mais do mesmo

Além do que foi falado por aqui esse aplicativo permite que façamos muitas outras coisas legais. Uma das possibilidades mais interessantes é o fato de podermos utilizar tags para classificar nossas tarefas, realizar buscas por essas tags e até salvar essas buscas como novas listas em seu sistema. Essa possibilidade expande exponencialmente sua flexibilidade.

Existe também a excelente integração com o Google Maps. Essa integração nos permite salvar diretamente no mapa as localidades onde precisamos realizar nossas ações e, ao visitarmos determinado local, veremos uma lista de todas as ações que devem ser realizadas ali. Muito providencial!

Concluindo

Bem, a minha idéia não é criar um tutorial para o Remember The Milk, apenas fornecer uma idéia geral de como utilizo esse aplicativo para implementar o Getting Things Done em meu cotidiano.

Eu realmente não preciso de muito software para fazer o meu GTD funcionar perfeitamente, ainda mais agora que entrei na onda do Getting Real.

Espero que eu tenha ajudado de alguma forma. Tudo é muito simples, tudo é muito fácil, exatamente da forma como deve ser.

Grande abraço!

Saudações, chegou a hora de falar sobre mais algumas listas estratégicas que o GTD nos fornece para obtermos um total controle de tudo o que precisamos realizar. Vamos tratar cada uma delas individualmente, objetivando ter uma visão geral de suas funções e utilidades.

Calendário, o território sagrado

Na metodologia Getting Things Done temos o calendário como uma espécie de território sagrado, imaculado. Nele entram ações que só possam ser realizadas naquele dia ou nunca mais. Algo como uma reunião de trabalho, por exemplo, ou um compromisso de qualquer espécie que não possua flexibilidade de data para a sua execução.

Essa abordagem “radical” para o uso do calendário evita que o usemos de maneira superficial. Muitas pessoas anotam tarefas em sua agenda e não as executam. Dessa forma qual seria a necessidade de usarmos um calendário, não é mesmo?

Essa forma de utilização do calendário pode parecer óbvia e carente de novidades mas o que fará essa iniciativa gerar resultados reais é a utilização conjunta e combinada das várias listas presentes em seu sistema.

Esperando algo? Nunca mais você irá esquecer ou perder de vista!

A lista de espera é uma das que mais gosto. Depois dela nunca mais emprestei Cd´s, livros ou qualquer outra coisa e depois esqueci a quem tinha emprestado. Esse é o espírito dessa lista. Se você emprestou e espera uma devolução, delegou tarefas e aguarda um retorno ou depende de qualquer ação de terceiros para dar continuidade aos seus afazeres utilize a lista de espera.

Algum dia você talvez deseje fazer algo importante, não?

Essa é a lista que pode ser encarada como um baú que irá conter os seus sonhos e desejos mais distantes(até agora!). Jogue nela tudo o que você deseja fazer a médio e longo prazo, sem remorsos. Quer possuir uma coleção de stratocasters daquelas infernais? Põe lá! Uma moto, um apartamento? Ir ao Egito e ver de perto a Pirâmide de Quéops? Saltar de pára-quedas? Na minha lista “Algum Dia/Talvez” tem tudo isso e muito mais.

Essa é uma lista de referência criada para que você não esqueça os seus sonhos e desejos tão facilmente conforme a vida avança. Você não precisa ficar de olho nela todos os dias, pode visitá-la a cada 3 ou 6 meses, dependendo da “distância” a ser percorrida para que você tenha condições de realizar algumas dessas coisas. É, antes de tudo, uma lista de projeção para o futuro e pode servir como algo inspirador, que irá lembrá-lo de algumas metas futuras que você se propôs a alcançar.

Gerencie seus projetos

É útil manter um inventário de todos os seus projetos que devem ser realizados a curto prazo. No GTD entedemos como projeto qualquer tarefa que necessite de mais de uma ação para ser completada, mas particularmente eu não costumo levar essa definição ao pé da letra e só coloco algo em minha lista de projetos quando ele realmente irá me consumir tempo e energia além do normal.

Assim que consulto a minha lista de projetos e tomo a decisão de iniciar algum deles eu imediatamente retiro esse projeto da lista e então o coloco numa nova lista que servirá unicamente para gerenciar todas as ações relativas ao projeto em questão.

E para completar é bom termos um “velho baú”

O “velho baú” ao qual me refiro é a nossa lista de referência. Ela dispensa maiores explanações. Se algo que não necessita de uma ação imediata ou futura chegou até você e mesmo assim você acredita que pode precisar consultar aquilo um dia a solução é enviar para a sua lista de referência. Simples assim!

É isso pessoal, espero ter dado uma idéia geral das estratégias e funcionamento da metodologia Getting Things Done. Sei que, de fato, não fui claro o suficiente, mas os comentários estão abertos para perguntas e sugestões de qualquer espécie.

Até breve!

Alow garotada! Aqui estou para falar mais um pouco sobre os resultados positivos que alcancei com a utilização do Getting Things Done como minha ferramenta de produtividade pessoal.

Nessa segunda parte eu pretendo abordar uma característica que considero um dos maiores trunfos do GTD, a linha tênue que divide o sucesso do fracasso quando estamos tentando nos organizar e realizar nossas tarefas sem vacilar: as listas de contextos.

Grande parte das pessoas que decidem se organizar melhor afim de tornarem-se mais produtivas dá início ao processo tomando uma atitude positiva, mas pouco eficiente a longo prazo: a criação de uma lista do tipo “coisas a fazer”. Objetivando organizar essa lista criada e localizar suas diversas tarefas e ações no espaço e no tempo elas partem para uma segunda fase do plano de organização: uma lista de “coisas diárias a fazer”.

Eu já fiz diversas dessas listas e já vi inúmeras pessoas fazendo-as também, mas nunca obtive resultados maiores do que um alívio e uma sensação de organização que duraria, no máximo, alguns dias. E vou explicar o motivo pelo qual isso acontece.

O problema das listas diárias de coisas a fazer

Listas diárias de coisas a fazer não são realmente eficientes pois o nosso fluxo de trabalho diário se reconfigura a todo momento. Se você é casado e tem filho(s) certamente sua esposa vai ligar durante o dia e pedir para que você pegue as crianças em algum lugar ou passe no supermercado para comprar algo que esteja faltando. Um amigo vai te pedir um favor de última hora ou seu chefe vai solicitar algo com urgência.

A quantidade de novos insumos que não estavam na sua lista de ações do dia e que fatalmente vão surgir torna praticamente impossível você conseguir executar as tarefas de sua lista exatamente da maneira como planejou com antecedência. Quando criamos “listas diárias de coisas a fazer” esquecemos de levar em conta que o fluxo de trabalho diário pode ser, e geralmente é, reconfigurado a cada hora, todos os dias.

O papel das listas de contextos no GTD

O GTD possui uma abordagem excelente para trabalhar de acordo com essa realidade: tratam-se das chamadas listas de contextos. Na metodologia Getting Things Done entende-se como contexto qualquer elemento necessário para a realização de determinada tarefa.

Dessa forma o seu escritório deve ser encarado como um contexto particular, pois existem tarefas que você só poderá realizar quando estiver nele. Da mesma forma existem tarefas e assuntos que só poderão ser tratados na presença de sua esposa(um outro contexto!) e ações que só poderão ser realizadas quando você tiver acesso a um telefone(outro contexto!) ou a um computador conectado à internet(e mais outro!).

A abordagem eficiente do Getting Things Done

Listas de contextos são muito providenciais pois nos permitem visualizar rapidamente as ações que precisamos realizar quando, por exemplo, tivermos um aparelho telefônico em mãos. Listas diárias de coisas a fazer não levam em consideração diferentes contextos nas quais as ações estão inseridas e isso faz com que não tenhamos uma idéia clara do quanto estamos administrando satisfatoriamente todos os nossos campos de responsabilidade, entre eles nossa família, trabalho, amizades, blogs, telefonemas e vai e vai.

A criação de listas de contextos pode acontecer ad hoc, o que significa que podemos e devemos ter quantas listas precisarmos para gerenciar todos os nossos compromissos nos mais variados contextos.

Utilizando listas de contextos é bem possível que, caso sua esposa lhe peça para ir ao supermercado, você dê uma olhada rápida no seu contexto “rua” e descubra que pode aproveitar essa mudança surpresa de rota para realizar outras tarefas no caminho. Você pode, por exemplo, aproveitar para passar na locadora e alugar aquele filme que a muito tempo você pretende assistir ou então dar um pulo rápido no chaveiro ao lado do supermercado para fazer uma cópia da chave do seu armário.

Concluindo

Esse é o poder presente nas listas de contextos. Se essas listas não existissem certamente você ficaria perdido ao precisar ir ao supermercado de surpresa e abandonar o seu roteiro de ações previstas para o dia. O GTD prevê qualquer tipo de mudança no curso normal das suas atividades diárias e te permite fazer escolhas rápidas de novas ações a cada vez que o seu fluxo de trabalho é reconfigurado.

Ainda escreverei mais um ou dois artigos para falar um pouco mais sobre outras listas e estratégias perspicazes que o GTD fornece para sermos produtivos ao máximo. Também gostaria de falar um pouco sobre a ferramenta que venho utilizando para gerenciar todo o meu inventário de ações, o Remember The Milk.

Grande abraço e até mais!

Saudações crianças. Hoje eu pretendo compartilhar com vocês o meu depoimento sobre os ganhos que alcancei fazendo uso da metodologia de produtividade pessoal conhecida como Getting Things Done, ou GTD, desenvolvida pelo consultor de gerenciamento e especialista em produtividade David Allen.

Sempre busquei uma maneira realmente eficiente para me organizar e fazer com que os meus projetos e afazeres pudessem ser realizados sem vacilar, mas eu sempre terminava tropeçando na preguiça e na procrastinação. Tive o primeiro contato com essa metodologia através do Efetividade.net e até o presente momento o GTD foi o caminho que mais gerou resultados entre todas as minhas tentativas.

O conceito geral e o núcleo dessa metodologia é absolutamente simples: retire tudo de sua cabeça e coloque em algum sistema confiável que você revise regularmente, ou, nas palavras do próprio David Allen, “mantenha a mente clara como a água”. Essa premissa baseia-se na idéia de que ao guardar compromissos, datas e lembretes em sua mente você estaria desperdiçando uma quantidade de energia que seria melhor utilizada na execução das tarefas propriamente ditas, no ato de buscar soluções criativas para os seus “problemas” e na realização plena dos seus projetos.

Pois bem, isso tem dado bastante certo. No começo imaginei que essa coisa de desperdiçarmos energia ao guardar coisas em nossa cabeça fosse um pouco exagerada, mas essa impressão logo foi embora quando descobri, ao fazer a minha coleta, que tinha mais de 120(!!!) afazeres a realizar, entre tarefas corriqueiras, compromissos pessoais e profissionais e vários projetos que pretendia finalizar. Ficou claro que manter tudo isso apenas na minha cabeça era impossível e que fatalmente algumas dessas coisas iriam escapar e no final das contas eu terminaria realizando apenas aquelas ações que estavam “no limite” e não podiam mais esperar, como havia sido durante todo esse tempo. E aposto que é assim que acontece com grande parte das pessoas.

Ao coletar todos os pontos que mereciam a minha atenção e criar estruturas sólidas para gerenciar todo esse inventário foi possível ter uma idéia absurdamente mais clara de tudo o que eu deveria fazer, quando, como, onde e com quem. O GTD sugere a criação de vários “módulos” que me permitem administrar todo esse inventário por meio de listas que abrangem as mais diversas variáveis necessárias para a realização das tarefas, tais como lugares, pessoas, equipamentos, datas e qualquer outra variável que eu deseje.

Para não tornar esse post muito grande e cansativo eu irei falar um pouco mais sobre essas diversas listas no próximo artigo, tentando explicar o papel que elas desempenham no seu sistema pessoal. Espero que estejam gostando e que se sintam curiosos com relação ao GTD, pois posso garantir que é algo bastante válido. E sintam-se livres para fazer qualquer pergunta utilizando os comentários.

Grande abraço e até mais!