Aqui estamos para a segunda parte da série de artigos que visa torná-lo mais produtivo através da eliminação de todas as atividades não importantes com as quais lidamos diariamente. Se você ainda não leu a primeira parte da série recomendo que faça isso antes de continuar.
O objetivo agora é ajudá-lo a identificar e eliminar atividades, projetos e outras atitudes não eficazes. Neste ponto acho importante relembrar o conceito de eficácia: ser eficaz significa fazer as coisas certas e que realmente são importantes para a realização dos seus objetivos e o alcance dos seus sonhos. É realmente importante internalizar esse conceito.
Para ajudá-lo nesse processo de identificação e eliminação irei apresentar algumas ideias e conceitos muito úteis e incrivelmente simples. Ter contato com esses conceitos fez toda a diferença para mim e acredito que pode fazer a diferença para você também.
Apresento o meu amigo, Vilfredo “80/20″ Pareto
Talvez você já tenha ouvido falar sobre o Princípio de Pareto, mais conhecido como Princípio 80/20, mas ainda assim gostaria de dizer algumas palavras sobre essa espécie de lei do menor esforço. Trata-se de uma constatação surpreendente feita pelo economista italiano Vilfredo Pareto e que certamente lhe parecerá verdadeira.
O Princípio 80/20 afirma que existe um forte desequilíbrio entre causas e efeitos, entre esforços e resultados e entre ações e objetivos alcançados. Em linhas gerais o Princípio 80/20 afirma o seguinte: 80% dos resultados positivos que alcançamos em nossas vidas são frutos de apenas 20% dos nossos esforços.
Isso implica dizer algo que talvez o deixe perplexo: 80% dos seus esforços e de sua força de trabalho são responsáveis por apenas 20% de todos os seus resultados positivos! Entenda algo muito importante a partir desse ponto:
Você está dedicando uma parcela enorme da sua energia e tempo para obter resultados mínimos e que contribuem pouco para o alcance dos seus objetivos.
Se você deseja tornar-se produtivo de maneira sustentável você precisa identificar qual subconjunto do seu total de atividades lhe rendem os melhores resultados e então trabalhar com foco máximo nessas atividades com o objetivo de multiplicar os seus resultados.
Se você for muito criterioso ao pensar sobre essas atividades você certamente irá descobrir que esse subconjunto corresponde a um grupo muito pequeno se comparado ao total de atividades com as quais você se ocupa diariamente. A maioria das pessoas vive afogada em um mar de minúcias desimportantes e atividades ineficazes.
A relação matemática 80/20 não é realmente importante aqui, o que estou tentando lhe dizer é que todos nós possuímos apenas algumas poucas ocupações e tarefas que são, de fato, eficazes e um número muito maior que são absolutamente ineficazes. Esse é o ponto!
Um exemplo trivial de eliminação
Identificar quais as nossas atividades mais eficazes é uma tarefa relativamente simples e não há muito o que eu possa falar sobre isso para você.
Se você possui clientes é fácil perceber quais deles são mais lucrativos e respondem por uma parcela maior dos seus rendimentos. Talvez existam alguns deles que, além de não serem lucrativos, desperdiçam muito do seu tempo com indecisões e lhe causem toda a sorte de problemas. Elimine-os!
Eu entendo que essa decisão pode ser emocionalmente difícil, mas eliminá-los permitirá que você dedique mais tempo e energia para encontrar novos clientes que proporcionem lucros melhores e um relacionamento comercial mais saudável.
Um relato pessoal de eliminação
Certamente você possui projetos pessoais dos quais gosta e sente-se bem realizando, mas será que focar em apenas um ou dois deles não fará as coisas caminharem mais rápido na direção que você deseja? Esse blog é um exemplo de projeto pessoal que foi priorizado em detrimento de outros.
Durante um bom tempo eu estive tentando gerenciar e executar vários projetos pessoais em paralelo, mas os resultados eram pequenos e não estavam me satisfazendo. Observei que alguns desses projetos sequer haviam sido iniciados mas já consumiam o meu tempo e energia através da elaboração de planos, estratégias e muita atividade mental.
Precisei eliminar projetos pessoais e, acredite, essa não foi uma decisão fácil. Descobri inclusive que projetos ainda não iniciados consomem sua energia em um nível bastante significativo. Descobri que você não só precisa desistir de executá-los, mas também precisa deixar de pensar neles com frequência!
Eu optei por eliminar alguns projetos pessoais e concentrar-me apenas em dois, sendo esse blog um deles. Eu realmente gosto de escrever, mas diante de tantas outras atividades ineficazes estava sendo difícil me dedicar como gostaria.
Ser absolutamente seletivo e fazer menos coisas é o caminho da produtividade. Concentre-se no pouco que é realmente eficaz e elimine todo o resto em um nível prático e mental. Aprenda a não agir indiscriminadamente desde já, torne-se eficaz!
A Lei de Parkinson e a Mágica do Prazo Iminente
Geralmente não há muitos incentivos para que você use o seu tempo de maneira produtiva e eu entendo que, em certos contextos, gastar o seu tempo com coisas inúteis é quase obrigatório. Novamente o status quo nos passa a perna. Precisamos dar um jeito nisso o mais rápido possível.
A Lei de Parkinson, assim como o Princípio de Pareto, é um conceito muito verdadeiro e certamente atua de forma incisiva em sua vida e suas atividades. Ela diz que “o trabalho se expande para preencher o tempo disponível para ser concluído”.
Você já deve ter passado por uma situação como essa: você está incrivelmente atarefado, atarefado como nunca esteve antes, mas precisa sair do trabalho duas horas antes do seu horário habitual para comparecer a um compromisso ao qual você não pode e nem deseja faltar. Entra em ação a mágica do prazo iminente!
De alguma forma você conseguiu cumprir todas as suas responsabilidades a tempo de sair do escritório no horário exato para comparecer ao seu compromisso. Aprenda uma lição importante:
A sua percepção sobre a importância e a complexidade de uma tarefa aumenta ou diminui de forma diretamente proporcional ao tempo alocado para ela. Você precisa ser esperto e saber jogar com isso!
Você precisa ser agressivo e estabelecer prazos realmente curtos para as suas tarefas. Se você possui apenas um dia para executar determinada atividade a mágica do prazo iminente irá atuar e você não terá escolha e não ser fazer apenas o que é absolutamente essencial.
Estabelecer um prazo de uma semana, por sua vez, fará com que a atividade transforme-se em algo seis vezes mais complexo e importante. Um prazo de um mês inteiro será capaz de transformar uma atividade qualquer em um projeto épico.
Internalize a ideia de que o produto final de prazos curtos é quase sempre de qualidade superior ao produto final de prazos longos. Deixe a mágica do prazo iminente atuar e tire proveito do alto grau de performance e concentração que ela pode lhe oferecer.
Pareto e Parkinson tornam-se grandes amigos
Nesse ponto eu gostaria de apresentar a você duas abordagens incrivelmente interessantes para aumentar a sua produtividade de forma quase imediata:
1. Utilize a Princípio 80/20 a seu favor limitando suas atividades apenas ao que é absolutamente importante e eficaz e certifique-se de eliminar todo o resto.
2. Utilize a Lei de Parkinson a seu favor estabelecendo prazos agressivos para a realização das suas atividades com o objetivo de tirar proveito do alto grau de performance e concentração que a mágica do prazo iminente pode proporcionar.
O grande segredo aqui é combinar essas duas abordagens de forma sinérgica e criar um hack de produtividade capaz de mudar radicalmente a forma como você trabalha atualmente:
Identifique as poucas atividades que são realmente eficazes e contribuem de forma significativa para o alcance dos seus objetivos e deixe a mágica do prazo iminente atuar sobre elas estabelecendo prazos agressivos para cumprí-las.
É muito importante identificar com inteligência quais tarefas são realmente eficazes e estabelecer prazos realmente curtos e bem definidos para elas. Esteja ciente de que, até esse momento, a maior parte dos seus esforços tem sido inútil e o seu tempo tem sido desperdiçado na proporção de sua quantidade. Mas só até esse momento, você está no caminho de alterar radicalmente essas atitudes!
Seja agressivo e desafie-se, isso lhe fará bem!
Sejamos agressivos!
Ótimo texto, André! Parabéns.
Esse é o espírito, Álvaro!
Fico feliz que tenha gostado e espero que o conteúdo tenha sido útil.
Obrigado por participar!
Olá André, bom texto, parabéns!
No entanto, fico pensando em como uma equipe reagiria por um tempo longo utilizando a Lei de Parkinson. É um tanto temerário usá-la indiscrimidamente. O que vc acha?
Olá, Vicente!
Muito interessante o seu questionamento, obrigado por participar.
Eu acredito que usar a Lei de Parkinson para produzir em alta velocidade durante muitas horas por dia pode não ser muito sustentável e eficiente. Eu sempre pensei sobre esse recurso como uma forma de fazer o que precisa ser feito em um tempo mínimo e depois estar livre para realizar outras atividades que não estejam necessariamente relacionadas com o seu trabalho.
Imgine como seria incrível trabalhar apenas 3 ou 4 horas de forma intensa e usar o resto do dia para outras atividades capazes de te proporcionar um estilo de vida muito mais interessante do que o que você tem atualmente. Esse é o grande ponto! Alguns dos maiores gurus da produtividade afirmam trabalhar apenas 2 horas por dia e outros, incrivelmente, afirmam trabalhar não mais de 4 horas por semana. Isso parece interessante, não acha?
Eu, particularmente, desejo aprender a ser produtivo para trabalhar menos e não para trabalhar mais. Estudo produtividade para diminuir a quantidade de horas que trabalho por dia e conquistar um estilo de vida mais leve e divertido.
Acho que se você chegar para a sua equipe e disser algo como “OK, vocês precisam realizar esse conjunto de atividades hoje e quando terminarem poderão ir embora ficar com suas famílias e praticar esportes” a mágica do prazo iminente irá atuar e eles serão mais produtivos do que são habitualmente. Infelizmente isso é algo complicado para se fazer no mundo corporativo, visto que o mundo todo concordou em embaralhar papéis das 08h às 18h.
Mas existem formas de superar essas convenções sociais e é para alcançar esse objetivo que mantenho esse blog. Nesse espaço eu estou ensinando e aprendendo o tempo todo e isso me deixa mais próximo de alcançar essa meta.
Espero ter contribuído com sua questão de alguma forma!