Na série de artigos sobre os ganhos de produtividade que alcancei com o Getting Things Done(GTD) eu comentei que gostaria de escrever um pouco sobre o aplicativo que estou usando para gerenciar todo o meu inventário de tarefas, projetos e afins, o Remember The Milk.

Num post do Ronaldo, no Superfície Reflexiva, ele andou pedindo sugestões de aplicativos para trabalhar com o GTD. Então, unindo o útil ao agradável, vou tentar explicar um pouco sobre a maneira como utilizo esse aplicativo para manter a mente clara como a água.

Flexibilidade

O mais importante durante o processo de escolha do seu aplicativo é tomar muito cuidado para que o sistema que gerencia todo o seu inventário não se torne mais importante do que a idéia de tornar-se realmente produtivo. Tenha isso em mente e o sucesso da implementação do seu sistema estará garantido.

A vaquinha mostrou ser a melhor opção para o GTD, em minha opinião, principalmente por conta de sua incrível flexibilidade para criar listas. Na metodologia Getting Things Done tudo são listas: temos listas de contextos, lista de projetos, listas de referências, listas de tarefas com datas específicas(calendário!) e por aí vamos.

Coletando

O Remember The Milk já começa bem simplesmente por possuir uma Caixa de Entrada padrão onde podemos jogar rapidamente todos os insumos coletados para depois organizar e processar tudo. Algo legal é que é possível incluir tarefas na sua Caixa de Entrada simplesmente enviando um e-mail para o endereço indicado quando você criar sua conta.

Visão geral

O link visão geral fornecido pelo Remember The Milk funciona como uma espécie de visão panorâmica de como andam suas tarefas. Três abas: “Hoje”, “Amanhã” e “Vencidos”. Com muita freqüência consultar a visão geral será o suficiente para que você se localize no tempo e no espaço e comece a produzir.

Criando convenções pessoais para estruturar listas

Para os tipos de listas diferentes que o GTD sugere eu costumo fazer uso de algumas convenções. Algumas delas foram aprendidas “por aí” e outras criadas por mim mesmo para facilitar a minha vida e identificar os tipos de listas distintos.

Para identificar contextos distintos eu utilizo uma notação com um “@” antes do contexto. Algumas listas de contextos que possuo são: “@Blog”, “@Casa”, “@PC”, “@Rua”, “@Telefone”, “@SX Brasil”, entre outros.

Para os projetos em andamento utilizo a notação “proj.” antes do nome do projeto. Alguns exemplos de projetos atuais: “proj.jQuery” e “proj.Decomposed God”.

Listas de referência possuem um “ref.” antes do tipo de referência que guardo ali. Exemplos: “ref.Geral”, “ref.Livros”, “ref.Filmes”. Utilizo diversas listas de referência como repositórios que irão me lembrar os livros, filmes e qualquer outra coisa que eu precise ler, assistir, ouvir, etc.

Algumas pessoas talvez quisessem colocar itens desse tipo em sua lista “Algum Dia/Talvez” ou em listas de próximas ações, mas essa foi uma maneira que encontrei de manter cada coisa em seu lugar e de visitá-las mais facilmente quando eu, por exemplo, estiver indo dar um pulo numa livraria ou numa locadora.

Procuro aproveitar ao máximo a flexibilidade da vaquinha para criar listas. Testei vários outros aplicativos, mas alguns deles já tinham listas pré definidas e não me permitiam criar outras.

Terminei não utlizando nenhum desses aplicativos pois não consigo enxergar o GTD como uma metodologia rígida e fechada. Acredito que cada pessoa deve implementá-la da forma como achar mais conveniente. O importante mesmo é manter a mente clara como a água, sempre!

Calendário

Na lista “#Agenda” adiciono tarefas com datas específicas. Uma grande sacada da vaquinha é que para tarefas com datas específicas ela irá notificar você um dia antes e no dia em que uma ação estiver vencendo.

A notificação pode acontecer via e-mail, diversos instant messengers e mobile, via SMS. É só você dizer o horário em que quer ser notificado todos os dias sobre o que tem a fazer. Me serve muito bem!

Mais do mesmo

Além do que foi falado por aqui esse aplicativo permite que façamos muitas outras coisas legais. Uma das possibilidades mais interessantes é o fato de podermos utilizar tags para classificar nossas tarefas, realizar buscas por essas tags e até salvar essas buscas como novas listas em seu sistema. Essa possibilidade expande exponencialmente sua flexibilidade.

Existe também a excelente integração com o Google Maps. Essa integração nos permite salvar diretamente no mapa as localidades onde precisamos realizar nossas ações e, ao visitarmos determinado local, veremos uma lista de todas as ações que devem ser realizadas ali. Muito providencial!

Concluindo

Bem, a minha idéia não é criar um tutorial para o Remember The Milk, apenas fornecer uma idéia geral de como utilizo esse aplicativo para implementar o Getting Things Done em meu cotidiano.

Eu realmente não preciso de muito software para fazer o meu GTD funcionar perfeitamente, ainda mais agora que entrei na onda do Getting Real.

Espero que eu tenha ajudado de alguma forma. Tudo é muito simples, tudo é muito fácil, exatamente da forma como deve ser.

Grande abraço!